バイトの求人を調べて「やってみたい」と思うバイトがあった場合、応募することになるのですが「ウェブ応募」と「電話応募」のパターンに大体わかれていると思います。
手っ取り早いのが電話応募になるかもしれませんが、では電話をかける時ってどうすればいいのでしょうか？電話する時間帯は？どのような口調でしゃべる？どんなことを伝える？など疑問もたくさんあると思います。
そこでココではバイトの応募先への電話のかけ方について解説してみましたので、もし電話応募が不安だった場合は参考にしてください。
電話をかける前にまずは事前準備
初めてのバイトをしようと会社に電話をかける場合、緊張して肝心な事を聞き忘れたり、後から先方に言わなければならない大切なことが出てきたりするものです。
知り合いや、家族経向けての電話とは違い、アルバイトでも社会人らしい応対をする必要があります。
就業時間帯・時給・待遇をまず確認
バイトの求人情報を見る時、ついつい時給にばかり目が行くものです。しかし基本は時給だけではなく、本当に今の自分の生活スタイルとアルバイトの就業時間が、都合良い時間帯となっているかなど事前に確認しましょう。
もちろん待遇などもしっかりと見ておくといいでしょう。いざバイトが決まってから見返すと「こんなんだったっけ？」という場合もあります。
電話の前にもう一度、求人情報を確認することは大変、重要なことです。
履歴書の作成をしよう
電話をする前に、履歴書を書くのは不自然に思うかもしれません。しかし電話で応募したら「翌日から来てくれますか？」と面接のスケジュールを言われることがあります。
バイトをしようと考えた時から、事前に面接で使える履歴書を書いておくことは、いつでも相手の会社の都合に合わせられるメリットがあります。
会社の求人情報
事業所、会社の求人情報をパソコンならプリントアウト、あるいは求人情報誌なら、切り抜いても良いので、電話の前に用意しておきます。
必ずそれを見ながら電話をすることです。それに、サインペンとメモ用紙です。電話では、片手でメモを取ることになるので、ボールペンでは筆圧が弱くなるので、出来れば簡単にサラサラ書けるサインペンを1本用意しておいた方が便利です。
その他準備するもの
またこれは必要ないかもしれませんが、名前、年齢、住所に電話番号は事前にメモ書きしておくといいでしょう。なぜ当然のことをメモ書きするのか？となりますよね。
もちろん自分の名前や住所、電話番号を覚えてない人はほとんどいないと思います。しかし初めての電話先では、緊張して一瞬、電話番号などは頭に浮かばない場合があります。
また引っ越しなどにより住所も郵便番号を覚えてない人もいるでしょう。こうした個人情報は、キチンとメモ書きしてから電話をかけるのが安心です。
電話をする時間帯は何時頃がベスト？
電話をする時間帯は結構迷いますよね。どこ会社、どのお店でも、就業時間直後から全てが準備万端に仕事が進んでいるわけではありません。
多くの会社は、社員が出社して朝礼や伝達事項で、朝一番はまだ本格的な業務が始まっていない場合があります。また夕方近くでは、深夜営業している飲食店などでは、働く人が昼間とは入れ替わっているケースが多くあります。
バイトの求人面接では、その会社や店の営業時間中に行われることがありますので、バイトによって昼間のアルバイトか、夜のバイトかは電話をする際には頭に浮かべておきましょう。
原則、求人で電話の時間指定が無ければ、自分がバイト出来る時間帯の中で、電話をかけるのが基本です。
ベストな電話の時間帯とは？
昼間のバイトなら午前10時から午前11時、それに午後1時30分すぎから、午後3時までの間です。この時間帯なら、担当者も受付も通常通り業務をやってることが多いです。
ただ飲食業などはこの時間帯は忙しいケースがありますので、午後2時30分～5時ぐらいの間に電話をしておきたいところです。
夜間のバイトなら、午後3時から午後5時くらいまでの間で、夜のアルバイトでも午後7時以降は、業務が忙しい場合があるので、電話は避けたほうが無難ですね。
一番してはいけない時間帯
やはりその職場が休息に入る、午前12時から午後1時の時間帯です。通常は電話受付も交代で業務を行う場合もありますが、殆どの社員がお昼休みになる時間帯は、バイト求人の電話は避けたほうがスムーズです。
飲食系などは午前12時から午後2時までなど忙しい時間帯でもあるので、この時間帯に電話をするのはNGでしょう。時間帯は気をつけたい所ですね。
電話の流れについて解説
まずは挨拶からスタート
電話する最初の言葉は、まず相手の会社名の確認からです。「～社でお間違いないでしょうか？」とまず確認してから、「はじめまして、～と申します。」と名乗るのが礼儀になります。
相手の確認、自分の名前、用件という順番は社会人の基本です。用件は「アルバイト情報誌（ネット）でバイトの募集を見たのですが～」と続けて、必ず「まだ募集は行っておりますでしょうか？」と求人の確認を行います。
これが全てのアルバイトをスタートさせる、最初の電話の基本です。
繁忙の時間帯ではないことを確認
続いて基本の前置きを話したら、先方から次の求人の詳細や、面接の詳細を教えてくれる場合もあります。この場合はそのまま話を進めていくといいでしょう。
もし相手の話が続かないようなら「お忙しくなければ、アルバイトの面接にお伺いしたいのですが、よろしいでしょうか？」と、後に続けて話すと良いでしょう。
何事も、相手の話を黙って待つというのは、あまり良い電話の話し方ではありません。
面接日時の調整
電話をかけるとほとんどの場合、担当者より面接日時を決める流れになると思われます。ここで面接日を決めるのですが、この時のポイントとしては「復唱」です。
例えば担当者より「2月18日の15時からでいかがでしょう？」と聞かれ条件が良くその日でOK！という場合、再度こちらより「2月18日の15時にお伺いさせていただきます」と伝えるといいです。
なぜ復唱するのかといいますと、このような重要なことは聞き間違いなどをなくす為です。
ですので慎重になるのであれば、一言「復唱させていただきます」と言ってから指定された日時を言うのがいいかもしれません。
電話も面接の一部
電話での応答も、立派な社会人の行動の一つです。電話は、相手にとってはいつかかって来るかはわかりません。突然、こちらから電話をしているわけですから、唐突に話を始めても相手には伝わりません。
電話の基本は、前置き、締めの言葉がその人の人格をよく示します。電話の切り方も、相手が先に電話を切ってから切るという対応を、真面目な会社、店は行います。
電話をかける時のポイント
電話をかけ直すタイミング
せっかくタイミングを見計らって電話をかけても、「あいにく担当者が出かけてまして...」などと言われる場合があります。その際は「いつお戻りになりますか？」と尋ねるのは失礼です。
あくまでも、自分はその会社や店のために働こうと思うのですから「お戻りになられる時間に、もう一度かけなおします。」と答えるのが一番良い対応です。
その時に「大体、何時頃がよろしいでしょうか？」と続けて聞いておき、それをメモして後からかけなおすと良いでしょう。
はきはきとした口調でしゃべる
どのようなアルバイトでも、職場では一人の社会人として扱われます。その際に、ハッキリと自分の意思を伝えられない人は、あまり信頼されません。
言葉はしっかり一つ一つの単語が聞き取れて、大きな声というより、あまり早口にならない、はきはきとした口調、落ち着いた電話応対が基本となります。
ここが家族や友達との電話の会話とは、質が異なります。
会社名は正確に尋ねる
最初に会社名を確認するときは、出来るだけ正確に尋ねる事が肝心です。株式会社などの部分も省略してはいけませんし、支店名もキチンと聞くのが礼儀になります。
社名は一つでも支店名は異なる場合があるのです。
担当者名を必ずメモする
電話で聞いた先方の部署名、担当者氏名は全てメモを取るのが基本です。再度電話連絡をする際は「受付の人」とか「担当者の方」といった言い方はダメです。
出来れば電話した時間と合わせて、次回にいつ電話連絡を入れたかが先方にわかりやすいように「～時に受付～さんに電話をしたものですが」と時刻と相手の氏名を言えれば電話応対としては完璧です。
勤務パターンを確認
アルバイトは交代制、つまりシフトで時間によって交代するパターンと、決められた時間でアルバイト全員が一斉に働く場合の2つがあります。
シフト制で交代があるからと、働ける時間を曖昧に考えるのは良くありません。「確実にこの時間帯なら、自分には他の用事がない。」ということをまずキチンと考えておくことです。
それから、交代する時間で、自分が融通できる範囲を先方と相談する姿勢が大事です。
折り返しの電話で注意したい点
まずは電話をかける時間を間違わないことです。ですので電話をかける為にアラームなどをセットしておくのもいいかもしれません。
電話を掛け直しする場合で指定された時間に電話ができなかった場合、指定した時間から30分以内に電話をかけるならまだ印象は多少悪くは無いです。
しかし、1時間以上経過して電話をかけ直すのは、不誠実に思われますね。
電話になかなか出ない場合
先方がなかなか電話に出られない場合は、トイレや食事、休憩や用事などが相手に発生していることがあります。その場合再度かけなおすのですが、ある程度の間隔を空けてからかけなおすのがベストでしょう。
また電話の呼び出しですが、数分も呼び出すような長く電話応対を待つ姿勢は、あまり良い印象を相手から持たれません。
その日に電話にでなかった場合
例えば、その日のうちに電話しても、結局電話には相手が出なかった場合、少なくとも2日以内にもう一度かけ直すべきです。
中には、かかってきた電話番号を通知設定にしている場合もあるからです。アルバイトの募集は、原則働こうとする人が会社や店に電話をするものですから、一度電話に出ないのなら、翌日には最低でも1回は電話を入れるべきです。
バイト応募の電話で良くある分からないこと
担当者が不在の場合
担当者が不在なら「いつおかえりになりますか？」ではなく「こちらから、都合の良い時間にかけ直します」というのが礼儀です。
相手がそのように言うなら、自分の都合の良い時間を伝えれば良いですが、自分からかけ直すと言った場合は、続けて「大体、何時頃がご都合よろしいでしょうか？」とさり気なく聞くのがマナーですね。
電話をする時間帯を聞いておくというのがポイントになります。
携帯・スマホの充電が切れたら？
不自然な電話の切れ方だけでは、相手は不満や不信感を抱くことはありません。最近では公衆電話はなかなか見つかりませんが、せめて臨時の電源としてコンビニエンスで、スマホ、携帯用のバッテリー、あるいは予備のバッテリーを携帯しておくなどは、最低限のマナーでしょう。
電話を改めてかけ直すときは「先程は大変失礼しました。」と一言添えて「電源が急に落ちたのですが、大丈夫です。」と言っておくのがマナーでしょう。
先方が話の最中に急に切れてしまった場合は、相手のトラブルですので、時間をおいてからこちらからかけ直すなどの余裕も必要です。
こんな場合は諦めた方がいい！？
電話応対はバイトを始める人、先方の会社や店の最初の第一印象となります。あまりに言葉遣いが荒い、あるいは以上のような最低限のマナーのない場合は、その職場、あるいは個人はそういった雰囲気をもったところがあるということです。
くれぐれも、アルバイトをしようと思う人は、電話も社会人のマナーが活用されるところだとよく注意して応対するようにしましょう。